Travel policy adalah dokumen yang mengatur bagaimana perusahaan mengelola perjalanan dinas karyawannya — mulai dari batas anggaran, kelas penerbangan, hingga proses persetujuan. Tanpa travel policy yang jelas, pengeluaran perjalanan dinas cenderung tidak konsisten antar-departemen dan sulit dikontrol, apalagi jika perusahaan punya frekuensi perjalanan dinas yang tinggi. Berikut langkah-langkah menyusun travel policy yang bisa diterapkan perusahaan Anda.
1. Tentukan Tujuan dan Ruang Lingkup
Sebelum menulis aturan detail, tetapkan dulu tujuan travel policy: apakah untuk mengendalikan biaya, mempercepat proses persetujuan, memastikan keamanan karyawan, atau kombinasi ketiganya. Tentukan juga ruang lingkupnya — apakah berlaku untuk semua level jabatan atau ada perbedaan aturan antara staf, manajer, dan direksi.
2. Susun Kelas Perjalanan dan Batas Anggaran per Level Jabatan
Buat tabel yang memetakan kelas penerbangan (ekonomi, ekonomi premium, bisnis) dan tipe akomodasi yang diizinkan berdasarkan level jabatan atau durasi perjalanan. Batas anggaran harian untuk uang makan dan transportasi lokal juga sebaiknya ditetapkan di sini, agar tidak ada perbedaan interpretasi antar-karyawan.
3. Tetapkan Alur Persetujuan (Approval Flow)
Tentukan siapa yang berwenang menyetujui pengajuan perjalanan dinas, dan pada nilai berapa persetujuan perlu naik ke level lebih tinggi. Alur persetujuan yang jelas mempercepat proses pemesanan tiket dan hotel, karena tim travel coordinator tidak perlu menunggu konfirmasi informal dari atasan.
4. Atur Ketentuan Pemesanan (Booking Rules)
Tetapkan berapa lama sebelum keberangkatan tiket harus sudah dipesan, vendor atau agen travel resmi yang digunakan perusahaan, serta kebijakan untuk perubahan atau pembatalan jadwal. Memesan lebih awal lewat satu vendor tepercaya biasanya menghasilkan rate lebih kompetitif dibanding pemesanan mendadak oleh masing-masing karyawan.
5. Sertakan Ketentuan Reimbursement
Jelaskan dokumen apa saja yang perlu dilampirkan untuk klaim reimbursement (kuitansi, boarding pass, invoice hotel), batas waktu pengajuan setelah perjalanan selesai, dan pengeluaran apa saja yang tidak ditanggung perusahaan.
6. Sosialisasikan dan Tinjau Berkala
Travel policy yang baik hanya efektif jika dipahami seluruh karyawan yang berpotensi melakukan perjalanan dinas. Sosialisasikan lewat onboarding atau memo internal, dan tinjau kembali setiap tahun untuk menyesuaikan dengan perubahan harga tiket, kebutuhan bisnis, atau masukan dari karyawan.
Kesimpulan
Travel policy yang terstruktur membantu perusahaan mengendalikan biaya perjalanan dinas tanpa mempersulit proses bagi karyawan yang bertugas. Semakin jelas aturannya, semakin cepat pula proses pemesanan dan persetujuan berjalan.
Astha Travel membantu perusahaan menerapkan travel policy secara praktis — mulai dari rate korporat sesuai kelas yang ditetapkan, hingga laporan perjalanan yang memudahkan proses reimbursement. Kalau perusahaan Anda sedang menyusun atau meninjau ulang travel policy, hubungi tim Astha Travel untuk konsultasi.