Bagi tim HR, Finance, atau Procurement, memilih travel management company (perusahaan pengelola perjalanan dinas) bukan sekadar mencari agen tiket termurah. Keputusan ini berdampak langsung pada efisiensi anggaran, kenyamanan karyawan yang bepergian, dan seberapa lancar proses administrasi perjalanan bisnis berjalan setiap bulan. Salah pilih partner, dan perusahaan bisa terjebak birokrasi lambat, biaya yang membengkak, atau — yang paling merepotkan — karyawan yang kesulitan dibantu saat ada masalah di lapangan.
Berikut tujuh kriteria yang sebaiknya dicek sebelum menandatangani kerja sama dengan travel management company mana pun.
1. Ruang Lingkup Layanan yang Jelas
Travel management company yang baik tidak hanya menjual tiket pesawat. Pastikan mereka juga mengelola akomodasi hotel, transportasi darat, penyusunan itinerary, hingga dokumen perjalanan seperti visa bisnis dan asuransi perjalanan. Semakin lengkap ruang lingkupnya, semakin sedikit vendor berbeda yang harus dikoordinasikan tim internal — dan semakin sedikit celah untuk kesalahan komunikasi.
2. Kecepatan dan Keandalan Respons
Perjalanan dinas jarang berjalan sesuai rencana: jadwal penerbangan berubah mendadak, karyawan butuh reschedule tiket di tengah malam karena rapat mendadak, atau ada kendala di bandara saat kantor sudah tutup. Tanyakan dengan jelas: apakah tim travel agent bisa dihubungi di luar jam kerja normal? Perusahaan yang responsif 24 jam, termasuk lewat WhatsApp, biasanya jauh lebih bisa diandalkan saat situasi darurat dibanding yang hanya melayani jam kantor.
3. Pengalaman Menangani Kebutuhan Skala Besar
Kalau perusahaan Anda kadang perlu memberangkatkan rombongan besar — misalnya tim proyek, delegasi acara, atau grup pelatihan — pastikan calon partner punya rekam jejak menangani grup, bukan hanya perjalanan individu. Mengoordinasikan puluhan tiket, kamar hotel, dan jadwal sekaligus butuh sistem dan pengalaman tersendiri yang berbeda dari melayani satu-dua traveler.
4. Transparansi Biaya dan Termin Pembayaran
Diskusikan sejak awal bagaimana struktur biaya dihitung, apakah ada biaya layanan tambahan, dan termin pembayaran seperti apa yang ditawarkan (misalnya net 14 atau net 30 hari). Tim Finance akan sangat terbantu kalau travel management company bisa memberikan laporan penggunaan anggaran yang rapi dan mudah direkonsiliasi setiap bulan.
5. Legalitas dan Akreditasi yang Jelas
Pastikan perusahaan travel memiliki badan hukum yang sah (PT, bukan sekadar biro perorangan) beserta dokumen legalitas seperti NIB dan NPWP yang bisa diverifikasi. Untuk urusan tiket penerbangan, akreditasi IATA (atau status sedang dalam proses akreditasi seperti IATA GoLite) juga jadi indikator bahwa agen tersebut mengikuti standar industri penerbangan internasional.
6. Proses Kerja Sama yang Mudah Diikuti
Alur kerja sama yang jelas — mulai dari permintaan penawaran (RFQ), proposal, hingga onboarding — memudahkan tim procurement menyusun dokumentasi internal. Travel management company yang profesional biasanya sudah punya template proposal dan bisa menjelaskan setiap tahap tanpa berbelit.
7. Testimoni dan Rekam Jejak dari Klien Korporat Lain
Terakhir, jangan ragu meminta referensi atau testimoni dari klien korporat yang sudah lebih dulu bekerja sama. Pengalaman nyata dari perusahaan lain — terutama yang skala dan kebutuhannya mirip dengan perusahaan Anda — biasanya jadi indikator paling jujur soal kualitas layanan sehari-hari.
Kesimpulan
Memilih travel management company yang tepat adalah investasi jangka panjang untuk efisiensi operasional perusahaan. Luangkan waktu untuk mengecek ketujuh kriteria di atas sebelum memutuskan, bukan hanya membandingkan harga di permukaan.
Astha Travel telah menangani kebutuhan travel korporat berbagai perusahaan — mulai dari pemesanan tiket dan hotel, pengurusan visa dan asuransi perjalanan, hingga koordinasi rombongan dalam jumlah besar — dengan tim yang responsif kapan pun dibutuhkan, termasuk di luar jam kerja. Kalau perusahaan Anda sedang mengevaluasi partner travel management, hubungi tim Astha Travel untuk diskusi kebutuhan dan penawaran.