Outing perusahaan, atau disebut juga company outing, gathering, atau employee retreat, adalah salah satu cara paling efektif untuk membangun kekompakan tim. Tapi bagi panitia di HR atau sekretariat, outing juga berarti puluhan hal kecil yang harus diurus sambil tetap menjalankan pekerjaan rutin. Satu hal terlewat, misalnya bus terlambat atau kamar hotel kurang, bisa mengubah suasana seluruh acara.
Checklist outing perusahaan berikut kami susun berdasarkan pengalaman menangani perjalanan grup korporat. Gunakan sebagai daftar kerja panitia dari tahap perencanaan sampai evaluasi.
1. Tentukan Tujuan dan Konsep Outing
- Apa tujuan utamanya: team building, apresiasi kinerja, kick-off tahun baru, atau rapat kerja yang digabung rekreasi?
- Siapa pesertanya: seluruh karyawan, satu divisi, atau karyawan berprestasi saja?
- Apakah keluarga karyawan ikut diundang?
- Format acara: satu hari (one-day trip), menginap 2 hari 1 malam, atau lebih.
Tujuan yang jelas memudahkan semua keputusan berikutnya, mulai dari pilihan lokasi sampai susunan acara.
2. Susun Anggaran dan Minta Persetujuan Lebih Awal
- Tetapkan anggaran per peserta, lalu kalikan dengan jumlah peserta maksimum.
- Rinci pos biaya: transportasi, akomodasi, konsumsi, venue, aktivitas, dokumentasi, hadiah, dan dana cadangan (umumnya 5–10% dari total).
- Pastikan siapa yang menyetujui anggaran dan berapa lama prosesnya di Finance.
- Tanyakan ke vendor skema pembayarannya: berapa uang muka (DP) dan kapan pelunasan, serta apakah tagihan bisa via invoice atas nama perusahaan, agar sesuai dengan siklus pembayaran di Finance.
3. Pilih Tanggal dan Lokasi
- Hindari tanggal yang bentrok dengan tutup buku, periode target penjualan, atau libur panjang.
- Untuk lokasi di luar kota, perhitungkan waktu tempuh. Perjalanan darat di atas 3–4 jam akan memakan banyak waktu acara.
- Untuk outing ke luar pulau atau ke luar negeri, rencanakan 2–3 bulan sebelumnya karena tiket rombongan dan kamar hotel dalam jumlah besar perlu diamankan lebih awal.
- Siapkan satu alternatif lokasi kalau cuaca atau ketersediaan tidak mendukung.
4. Transportasi
- Darat: sewa bus atau minibus sesuai jumlah peserta, pastikan kondisi armada dan pengemudi cadangan untuk perjalanan jauh.
- Udara: pesan sebagai tiket rombongan agar peserta berada di penerbangan yang sama. Baca juga panduan cara pesan tiket rombongan kantor.
- Tentukan titik kumpul, jam keberangkatan, dan toleransi keterlambatan.
- Siapkan transportasi lokal di kota tujuan: bandara ke hotel, hotel ke lokasi aktivitas.
5. Akomodasi
- Pesan blok kamar (room block) sekaligus, dan konfirmasi batas waktu penyerahan daftar nama tamu.
- Susun pembagian kamar (rooming list) dengan memperhatikan jabatan, jenis kelamin, dan keluarga yang ikut.
- Pastikan fasilitas yang dibutuhkan tersedia: ruang meeting, sound system, area outdoor untuk games.
- Konfirmasi jam check-in dan check-out, serta opsi early check-in jika rombongan tiba pagi.
6. Susunan Acara dan Aktivitas
- Buat rundown per jam, termasuk waktu istirahat dan waktu bebas.
- Pilih aktivitas yang bisa diikuti semua usia dan kondisi fisik peserta.
- Siapkan MC, fasilitator team building, atau vendor aktivitas jika diperlukan.
- Siapkan rencana cadangan untuk aktivitas outdoor kalau hujan.
- Jika ada sesi sambutan direksi atau pembagian penghargaan, pastikan perlengkapannya siap: podium, plakat, hadiah.
7. Konsumsi
- Data kebutuhan makanan khusus: vegetarian, alergi, dan kebutuhan halal.
- Pastikan jadwal makan sesuai rundown, termasuk snack di perjalanan.
- Konfirmasi jumlah porsi final ke hotel atau katering H-3.
8. Data Peserta dan Komunikasi
- Kumpulkan data peserta dengan satu template: nama sesuai KTP, nomor WhatsApp, ukuran kaos (jika ada seragam), kontak darurat, dan kondisi kesehatan yang perlu diketahui panitia.
- Buat grup WhatsApp peserta untuk informasi titik kumpul, rundown, dan perubahan mendadak.
- Bagikan itinerary dan daftar barang bawaan H-7.
9. Keselamatan dan Antisipasi
- Pertimbangkan asuransi perjalanan untuk peserta, terutama untuk aktivitas fisik atau perjalanan ke luar negeri.
- Siapkan kotak P3K dan catat lokasi klinik atau rumah sakit terdekat dari venue.
- Tunjuk koordinator per bus atau per kelompok untuk absensi di setiap perpindahan lokasi.
- Simpan daftar kontak semua vendor dalam satu dokumen yang dipegang panitia inti.
10. Hari H dan Setelah Acara
- Lakukan briefing panitia sebelum keberangkatan.
- Siapkan dokumentasi: fotografer, videografer, atau setidaknya satu PIC dokumentasi.
- Setelah acara, bagikan survei singkat ke peserta untuk masukan outing berikutnya.
- Rekap realisasi biaya dibandingkan anggaran, lalu kumpulkan semua invoice untuk Finance.
Timeline Ringkas Persiapan Outing
- H-3 bulan: tentukan tujuan, anggaran, tanggal, dan lokasi (untuk outing luar pulau atau luar negeri).
- H-6 sampai H-8 minggu: amankan tiket rombongan, blok kamar hotel, dan transportasi.
- H-4 minggu: finalisasi rundown, vendor aktivitas, dan konsumsi.
- H-2 minggu: kunci daftar peserta, rooming list, dan nama penumpang.
- H-7: bagikan itinerary dan informasi teknis ke peserta.
- H-3: konfirmasi ulang semua vendor dan jumlah porsi.
- H+7: survei peserta, rekap biaya, dan serahkan invoice ke Finance.
Serahkan Urusan Perjalanan Outing ke Astha Travel
Astha Travel membantu perusahaan mengurus tiket pesawat rombongan, hotel, dan transportasi untuk outing kantor, gathering perusahaan, hingga trip insentif karyawan, di dalam maupun luar negeri. Panitia cukup fokus pada acara dan peserta, sementara kami memantau tenggat pemesanan dan menyiapkan satu invoice untuk seluruh perjalanan. Penawaran kami kirim dalam 2 jam kerja, dengan pembayaran via invoice resmi atas nama perusahaan: DP saat konfirmasi, pelunasan sesuai jadwal di penawaran.
Minta penawaran outing perusahaan Anda atau lihat layanan corporate travel kami.