Salah satu segmen perjalanan korporat yang punya karakteristik cukup berbeda dari perjalanan dinas biasa adalah perjalanan insentif — perjalanan yang diberikan perusahaan sebagai apresiasi kepada karyawan atau mitra berprestasi, misalnya reseller atau distributor terbaik. Berbeda dengan perjalanan dinas individu, perjalanan insentif biasanya melibatkan puluhan orang sekaligus dan harus berangkat dalam jadwal yang sama, sehingga penyusunan kuotasinya jauh lebih kompleks.
Berikut studi kasus dari salah satu kuotasi yang disiapkan Astha Travel untuk klien korporat berupa perusahaan direct selling (MLM) asal Jepang yang beroperasi di Indonesia, yang ingin memberangkatkan grup reseller mereka ke Thailand.
Latar Belakang: Kebutuhan Klien
Klien membutuhkan kuotasi perjalanan untuk 26 orang reseller sebagai bagian dari program insentif perusahaan, dengan Thailand sebagai destinasi menggunakan maskapai Thai Airways. Karena statusnya sebagai perjalanan insentif, seluruh peserta perlu berangkat dan pulang dalam jadwal penerbangan yang sama, bukan tiket yang dipesan terpisah-pisah.
Tantangan Utama: Negosiasi Harga untuk Grup Besar
Tantangan terbesar dalam proyek ini adalah negosiasi harga tiket grup. Pemesanan untuk 26 kursi sekaligus pada rute dan tanggal yang sama tidak bisa diperlakukan seperti pembelian tiket individu — ketersediaan blok kursi terbatas, dan harga per kursi bisa berbeda cukup jauh tergantung kelas layanan serta seberapa jauh hari pemesanan dilakukan sebelum keberangkatan. Menyusun penawaran yang tetap kompetitif bagi klien, sambil memastikan seluruh 26 kursi benar-benar bisa dikonfirmasi bersamaan, membutuhkan proses negosiasi yang cukup intensif dengan pihak maskapai.
Proses yang Dilakukan Astha Travel
Untuk merespons kebutuhan ini, Astha Travel menyusun permintaan blok kursi grup ke Thai Airways, membandingkan beberapa skema harga dan kelas layanan yang tersedia, lalu mengonsolidasikan seluruh komponen biaya — tiket pesawat pulang-pergi untuk 26 peserta — ke dalam satu paket kuotasi yang mudah dievaluasi oleh tim internal klien.
Hasil Kuotasi yang Disusun
Hasil akhirnya adalah sebuah kuotasi grup untuk 26 penumpang dengan total nilai Rp 333.450.000, yang diserahkan kepada klien sebagai dasar pengambilan keputusan program insentif reseller mereka. Kuotasi ini disusun sebagai penawaran; keputusan final untuk merealisasikan perjalanan sepenuhnya berada di tangan klien, sesuai jadwal dan anggaran program insentif mereka.
Pembelajaran dari Proyek Ini
Kasus ini menegaskan bahwa perjalanan insentif untuk grup besar membutuhkan pendekatan berbeda dari perjalanan dinas biasa: kecepatan merespons ketersediaan kursi, kemampuan negosiasi dengan maskapai, dan penyusunan penawaran yang transparan menjadi faktor penentu apakah sebuah program insentif bisa berjalan sesuai rencana perusahaan.
Kesimpulan
Menyiapkan perjalanan grup untuk program insentif seperti ini membutuhkan kombinasi kecepatan, ketelitian, dan jaringan kerja sama dengan maskapai — terutama saat harus mengamankan puluhan kursi sekaligus dalam jadwal yang sama. Astha Travel siap membantu perusahaan menyusun kuotasi perjalanan grup untuk kebutuhan insentif karyawan, reseller, atau mitra bisnis, mulai dari negosiasi harga hingga koordinasi jadwal keberangkatan bersama. Kalau perusahaan Anda sedang merencanakan program perjalanan insentif untuk tim atau mitra, hubungi tim Astha Travel untuk konsultasi dan penawaran.